一、档案工作的基本原则
1．凡是学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物等均属基建类档案。基建处及各承包单位均为基建档案归档文件整理单位。
2．基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。
3．基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
4．学校基建处及其各承包单位，要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校综合档案馆(室)认真做好基建档案的积累、立卷和移交工作。
二、基建档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的基建类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，与实物完全一致。
（二）归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体范围见《基建类档案归档范围和保管期限表》。
（三）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
（四）不归档文件材料的范围
1．上级机关有关基建的普发性（非专指高校）、不办的文件；
2．正式施工前的草图，未定型图纸；
3．重份文件和重份图纸；
4．无查考价值的临时性、事务性文件；
其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。
以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、基建文件材料的部门立卷与归档流程
1．立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。
2．形成积累
2.1 基建档案由基建文件材料形成部门立卷。
2.2 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累基建文件材料的任务。
2.3 各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《基建类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。
2.4 各归档文件整理单位的专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。
2.5 基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。
2.6 基建项目由几个单位分别承包的，由各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，并向学校基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料。
2.7 基建处档案管理人员及工程技术人员应随时了解大型基建项目主要工程进度、做好基建文件材料的积累工作。
2.8 基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。
2.9 基建处要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
2.10 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
2.11 学校综合档案馆(室)应是工程验收小组成员，会同学校基建处负责基建文件材料的验收工作。
2.12 基建项目验收前，综合档案馆(室)负责对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
2.13 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
2.14 归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
2.15 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
2.16 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。
2.17 学校基建处要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
2.18 基建文件材料的归档数量：文书档案正件二份，底稿一份；项目档案一份；重要和经常使用的应酌加副本。
2.19 归档的基建文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。
3．整理组卷
基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作，由基建各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。
3.1 基建文书类档案以件为单位进行整理；项目档案以卷为单位进行整理。
3.2 归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。
3.3 根据基建文件材料的形成规律和内在联系，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
3.4 图纸材料的排列：图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
3.5 基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
3.6 蓝图、底图以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖档号章，并逐一填写。
3.7 重要的基建档案材料，基建处要进行归档前的鉴定工作，文件材料形成部门按规定提出划定案卷密级保和管期限的意见，经基建处主管领导和综合档案馆(室)协商后确定。
3.8 填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。
4．归档移交
4.1 工程技术人员填写归档说明书，交基建处分管负责人审查后，放在第一卷卷内目录之前。
4.2 基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
4.3 学校基建部门应从基建总投资中扣留1％，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
4.4 档案移交见《文件材料归档流程》第六条。
4.5 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交，若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”，连同修改的文件材料一并归档。
附件
高等学校基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11 综合 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
上级有关基建工作的文件 |
长期 |
2 |
基建工作规章制度 |
长期 |
3 |
基建工作计划、总结、简报 |
长期 |
4 |
基建工作总体规划 |
永久 |
5 |
基建工作年度(季度)总结、统计报表 |
永久 |
6 |
基建工程财务预、决算 |
长期 |
7 |
全校性总体规划、设计总平面图 |
永久 |
8 |
水、电、气管道分布图 |
永久 |
9 |
地质勘探、地形测量材料 |
永久 |
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JJ12—1 可行性研究 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
项目建议书及上级批复 |
永久 |
2 |
可行性研究报告 |
永久 |
3 |
项目评估 |
永久 |
4 |
环境预测、调查报告 |
永久 |
5 |
设计任务书及计划任务书 |
永久 |
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JJ12—2 设计基础 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 |
永久 |
2 |
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录 |
永久 |
3 |
水文、气象、地震等其它设计基础材料 |
永久 |
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JJ12—3 设计文件 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
初步设计 |
永久 |
2 |
技术设计 |
永久 |
3 |
施工图设计 |
短期 |
4 |
技术秘密材料、专利文件 |
永久 |
5 |
设计计算书 |
长期 |
6 |
关键技术实验 |
永久 |
7 |
总体规划设计 |
永久 |
8 |
设计评价、鉴定及审批 |
长期 |
| |
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| |
JJ12—4 工程管理文件 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 |
永久 |
2 |
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 |
永久 |
3 |
施工执照 |
永久 |
4 |
环保三同时、消防、卫生等条、件水、电、气、暖供应协议书 |
永久 |
5 |
产权证书 |
永久 |
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JJ12—5 施工 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
土地施工文件 |
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| |
(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 |
短期 |
| |
(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 |
长期 |
| |
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定 |
长期 |
| |
(4)建筑材料实验报告 |
长期 |
| |
(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 |
永久 |
| |
(6)土建施工定位测量地质勘察 |
永久 |
| |
(7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 |
永久 |
| |
(8)隐蔽工程验收记录 |
永久 |
| |
(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 |
永久 |
| |
(10)分项、分单位工程抽量检查、评定 |
长期 |
| |
(11)交工验收记录证明 |
长期 |
| |
(12)竣工报告、竣工验收报告 |
永久 |
2 |
设备及管线安装施工文件 |
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| |
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 |
短期 |
| |
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 |
长期 |
| |
(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 |
长期 |
| |
(4)隐蔽工程检查验收记录 |
长期 |
| |
(5)强度、密闭性试验报告 |
长期 |
| |
(6)设备调试记录 |
短期 |
| |
(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 |
长期 |
| |
(8)系统调试、实验记录 |
长期 |
| |
(9)管线清洗、通水、清毒记录 |
短期 |
| |
(10)管线标高位置，坡度测量记录 |
长期 |
| |
(11)中间交工验收记录证明，工程质量评定 |
长期 |
| |
(12)竣工报告、竣工验收报告 |
长期 |
3 |
电气、仪表安装施工文件 |
|
| |
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 |
短期 |
| |
(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 |
长期 |
| |
(3)调试、整定记录 |
长期 |
| |
(4)性能测试和校核 |
长期 |
| |
(5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 |
长期 |
| |
(6)操作、联动试验 |
短期 |
| |
(7)电气装置交接记录 |
短期 |
| |
(8)中间交工验收记录、工程质量评定 |
长期 |
| |
(9)竣工报告、竣工验收报告 |
长期 |
| |
|
|
JJ12—6 竣工验收 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
竣工验收报告 |
永久 |
2 |
全部竣工图纸 |
永久 |
3 |
质量评审材料 |
永久 |
4 |
工程现场声像材料 |
永久 |
5 |
竣工验收会议决议文件 |
永久 |
| |
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JJ12—7 基建财务、器材管理 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
财务计划、年度计划 |
短期 |
2 |
工程概算、预算、决算 |
永久 |
3 |
主要材料消耗、器材管理 |
短期 |
4 |
交付使用的固定资产 |
永久 |
| |
|
|
JJ12—8 生产技术准备、试生产 |
序号 |
类目名称 |
保管期限 |
1 |
技术准备计划 |
短期 |
2 |
试生产管理、技术责任制 |
长期 |
3 |
试车方案、产品技术参数、性能、图纸 |
短期 |
4 |
设备试车、验收、运转、维护记录 |
长期 |
5 |
安全操作规程、事故分析报告 |
长期 |
6 |
技术培训材料 |
短期 |
7 |
工业卫生、劳动保护材料 |
长期 |
| |
|
|
