一、外事档案工作的基本原则

1．凡是学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属外事档案，学校外事办公室为外事档案归档文件整理单位。

2．外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确、安全，便于开发和利用。

3．外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

4．学校外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校综合档案馆（室）认真做好外事档案的积累、立卷和移交工作。

二、外事档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。

（一）归档原则：归档的外事类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校外事部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系和成套性，符合涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《外事类档案归档范围和保管期限表》。

（三）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（四）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

（五）不归档文件材料的范围

1.上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；

2.未定稿的各种文件；

3.未生效的合同、协议书；

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件；

5.重份文件，校内各单位发来的文件；

6.与院外单位交换来的材料。

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、外事文件材料的部门立卷与归档流程

1．立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2．形成积累

2.1 学校外事办公室是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，外室档案由外事文件材料形成部门立卷。

2.2 外事办公室档案员应根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新内容，参照《外事类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。

2.3 外事办公室专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

2.4 外事文件材料的归档数量：文书档案正件二份，底稿一份；其它档案一份；重要和经常使用的应酌加副本。

2.5 归档的外事文件材料应保持字迹工整、图样清晰、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

2.6 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料送外事管理部门验收，取得证明之后，财务部门方可准予报账结算。

3．整理组卷

外事档案由外事单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。

3.1 外事文书类档案以件为单位进行整理；其它档案以卷为单位进行整理。

3.2 归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。

3.3 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

3.4 在来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质分类组卷。

3.5 与文字材料密不可分的声像载体材料按附件处理，其余声像载体材料按声像档案处理；礼品实物应保持原状，按实物档案处理。

3.6 重要的外事档案材料（重要的涉密文件和礼品实物等），外事办要进行归档前的鉴定工作，按规定提出需要鉴定材料的密级和保管期限的意见，经外事单位主管领导和综合档案馆（室）协商后确定。

3.7 填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。

4．归档移交

4.1 档案移交见《文件材料归档流程》第六条。

4.2 归档时间：次年3月底以前。

4.3 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆（室）移交，若需要对综合档案馆（室）归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准，否则，不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”，连同修改的文件材料一并归档。

 

附件

高等学校外事类档案归档范围和保管期限表

WS11　综合
序号	类目名称	保管期限
1	上级关于外事工作的文件材料	长期
2	学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等	长期
3	外事工作统计报表等	永久
4	外事工作会议材料	长期
WS12　出国（境）
序号	类目名称	保管期限
1	上级对出国（境）人员的有关文件材料	长期
2	国际学术会议论文	长期
3	投寄国外的学术论文	长期
4	出国（境）人员考察、访问材料	长期
5	出国（境）讲学、研究人员有关材料	长期
6	出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）	永久
7	国际比赛、竞赛	长期
WS13　来校
序号	类目名称	保管期限
1	上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件	长期
2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	长期
3	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料	永久
4	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	长期
5	国际比赛、竞赛	长期
WS14　国际合作与会议
序号	类目名称	保管期限
1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录	永久
2	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	长期
4	授予外籍人员名誉称号的材料	永久
5	双方互赠的礼品、纪念品	长期
6	国际会议的有关材料	长期
WS15　外国留学生工作
序号	类目名称	保管期限
1	录取审批材料	永久
2	学籍登记表、学籍卡片	永久
3	教学计划、大纲、安排	长期
4	学习情况、成绩及评语	永久
5	学位论文及学位证书复印件	长期
6	学生名册	永久
7	学生去向及有关材料	长期