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科研类档案工作规范、归档范围和保管期限表
2016-09-18 08:58  

 

一、科研档案工作的基本原则

1.凡是学校在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属科研档案,科研处和各课题组为科研档案归档文件整理单位。

2.科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全、便于开发和利用。

3.科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

4.学校科研处要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员,协同学校综合档案馆(室)认真做好科研档案的积累、立卷、移交工作。

二、科研档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的科研类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;归档的科研文件材料,能够反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系和成套性,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《科研类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

(四)不归档文件材料的范围

1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2.上级有关科研的末定稿的文件,未生效的合同、协议书;

3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

4.重份文件;

5.无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6.非隶属单位抄送的不办、无参考价值的文件;

7.校内其他单位发来的文件;

8.与院外单位交换来的材料。

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

三、科研文件材料的部门立卷与归档流程

1.立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2.形成积累

2.1 科研档案由科研文件材料形成部门立卷,科研处负责管理性文件材料,课题组负责课题文件材料。

2.2 课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

2.3 专职文书处理人员、档案员和课题组负责人参照《科研类档案归档范围和保管期限表》,编制案卷类目。

2.4 专职文书或档案员平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,按职责范围,积累、整理科研工作各阶段的有关文件材料,根据案卷类目分别归档。

2.5 取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料也应归档。

2.6 几个单位协作完成的研究课题,由主持单位立卷,并保存一整套档案。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分文件材料的有关档号及案卷目录提供给主持单位。

2.7 与国外合作的研究课题,在协议、合同中要明确科研文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

2.8 科研文件材料的归档数量:文书类文件材料正件二份,底稿一份;科研报告底稿一份,复制稿一份,原始资料全部;重要和经常使用的应酌加副本。

2.9 归档的科研文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

3.归档移交

3.1 科研处档案员负责将科研档案(包括管理性文件材料档案和课题档案)向综合档案馆(室)移交。

3.2 课题档案在鉴定验收后两个月内归档。

3.3 暂不申报或中断、停止的课题,在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

3.4 管理性科研文件材料档案在次年3月底以前归档。

3.5 重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校综合档案馆(室)参加。

3.6 归档时,学校综合档案馆(室)应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见,加盖学校综合档案馆(室)专用章。凡归档不完整、不齐全者,学校综合档案馆(室)拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。

3.7 科研档案其它移交事项见《文件材料归档流程》第六条。

3.8 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交,若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”,连同修改的文件材料一并归档。

 

附件

高等学校科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

科研行政管理文件材料

长期

2

科研计划管理文件材料

长期

3

科研成果管理文件材料

长期

4

科研经费管理文件材料

长期

5

申报科学基金及有关批复

长期

6

学会工作学术活动材料

短期

KY12—1 科研准备阶段

序号

类目名称

保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

KY12—2 研究试验阶段

序号

类目名称

保管期限

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录含关健配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

2

数据处理材料,包括计算机处理材料如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

3

设计的文字说明和图纸底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4

研究工作阶段小结、年度报告

长期

5

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等实物的目录

永久

KY12—3 总结鉴定阶段

序号

类目名称

保管期限

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术诀窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定会材料鉴定代表名单、会议记录,鉴定意见

长期

7

鉴定证书

永久

8

推广应用意见

长期

9

课题工作总结

长期

KY12—4 申报奖励阶段

序号

类目名称

保管期限

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料奖状、奖章、证书原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

KY12—5 推广应用阶段

序号

类目名称

保管期限

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

短期

4

推广应用方案及实施情况

长期

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

6

成果宣传报导材料

短期

7

对外学术交流材料

长期

 

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