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教学类档案工作规范、归档范围和保管期限表
2016-09-18 08:57  

一、教学档案工作的基本原则

1.凡是学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属教学档案,学校各教学部门(教务处、教材科、研究生处、成人教育学院、网络教育中心、教学各部、系、中心等)均为教学档案归档文件整理单位。

2.教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是高等学校档案的主体、核心和重点。

3.教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

4.教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5.学校各教学管理和教学业务部门(处级以上,下同)要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员,统一管理本单位、本系统的教学文件材料,协同学校综合档案馆(室)认真做好教学档案的积累、立卷和移交工作。

6.逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统,统一管理和开发利用。

二、教学档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时积累归卷,按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的教学类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映学校教学部门职能活动(教学管理和教学实践)的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,符合教学管理和教学实践活动的特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作和教材等,具体范围见《教学类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

(四)教学档案中少数不属永久保存的类目,如本科生毕业论文,实习报告等可由系保存,学校综合档案馆(室)只按一定的比例择优接收。

(五)不归档文件材料的范围

1.上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2.上级有关教学的未定稿的文件;

3.重份文件;

4.无查考利用价值的事务性临时性文件;

5.非隶属单位抄送的不需办理、无参考价值的文件;

6.校内其它单位发来的文件;

7.与校外单位交换来的材料;

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

1.立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2.形成积累

2.1 教学档案由教学文件材料形成部门立卷。

2.2 各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《教学类档案归档范围和保管期限表》各机构对应表编制案卷类目。

2.3 各归档文件整理单位的专职文书或档案员,平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归档。

2.4 教学文件材料的归档数量:文书档案正件二份,底稿一份;重要的教学文件、研究生论文、专著、优秀教材等除原稿外,可酌加副本。

2.5 归档的教学文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

3.归档移交

3.1 档案移交见《文件材料归档流程》第六条。

3.2 归档时间:次年3月底以前。

3.3 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交,若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”,连同修改的文件材料一并归档。


 

附件

高等学校教学类档案归档范围和保管期限表

JXll 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长期

2

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

3

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

5

非学历教育的培训班、进修班材料

长期

6

统计报表

永久

7

学生运动会材料

长期

JXl2 学科与实验室建设

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

2

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

5

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

JXl3 招生

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关招生工作的文件材料

长期

2

招生计划、规定、生源计划

长期

3

新生录取材料及新生名单

长期

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

5

招生宣传、招生工作总结

短期

6

研究生入学试题及指导教师名册

长期

JXl4 学籍管理

序号

类目名称

保管期限

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍变更材料升级、留级、休学、复学、转学、退学

长期

6

学生奖励材料奖学金、优秀学生、先进班级

长期

7

学生处分材料

长期

JXl5 课堂教学与教学实践

序号

类目名称

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

课程建设要求及安排,校历表,课表

长期

3

各系、科、专业课程试题库

长期

4

典型教案、重要备课记录

长期

5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短期

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

JXl6 学位

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关学位工作文件材料

长期

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

3

学位委员会会议记录、决定

长期

4

学位委员会授予各层次学位清册

永久

5

本科生优秀学士学位论文

长期

6

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

JXl7 毕业生

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关毕业分配的文件材料

长期

2

毕业生工作计划、简报、总结

长期

3

毕业生供需统计、计划、合同

长期

4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永久

5

毕业证、派遣证存根领取签收册

长期

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

JXl8 教材

序号

类目名称

保管期限

1

自编、主编教材

长期

2

各系各专业使用教材目录

长期

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期

4

其他有保存价值的自编参考资料

短期

附录:存系教学类档案

序号

类目名称

保管期限

1

本科生毕业论文及评审意见

长期

2

课堂教学材料、课程进度表

短期

3

教师任课安排、教案

长期

4

优秀实习报告

短期

5

本专业教学检查、调查材料及总结

短期

6

教师工作量核算、登记材料

短期

 

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