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党群、行政类档案工作规范、归档范围和保管期限表
2016-09-18 08:56  

一、党、政档案工作的基本原则

1.凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属党、政档案。学校党务行政各部、处、社、馆、中心、工会、团委、分党委、总支、直属部门、附属单位均为党政档案归档文件整理单位。

2.党、政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确、安全,便于开发和利用。

3.党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各级党政部门的计划和规划,纳入管理制度,纳`s\vl VE0`s\vl V围;做到“四同步”管理:布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

4.学校各党政部门(处级以上)要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员承办,协同学校综合档案馆()认真做好党、政档案的积累、整理组卷和移交工作。

二、党政档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的党、政类文件材料必须对本校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映学校党政部门职能活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系和成套性,符合党政管理工作的特点。

(二)归档的主要内容包括党务、行政、工会、团委四个系统的内容,具体范围见《党群、行政类档案归档范围和保管期限表》各机构的对应表。

(三)归档的重点是本校在党政管理活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料,特别是全局性、综合性的文件材料,其次是上级和其他单位发来的文件材料。上级来文中以针对本校的指令性、指导性文件和需要本校承办的文件材料为主。

(四)不归档文件材料的范围

1.上级机关普发的供参阅、不办的文件;

2.上级机关发来供工作参考的抄件;

3.未定稿的文件及图纸等(包括上级机关的征求意见稿);

4.无查考价值的事务性、临时性文件;

5.重份文件及图纸等;

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);

7.从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料;

8.无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出一般性建设性意见的人民来信;

9.学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;

10.为参考目的从各方面收集的文件材料;

11.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;

12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

13.未生效的合同、协议、单据。

14.未按管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

三、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

1.立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2.形成积累

2.1 党政档案由党政文件材料形成部门归档整理。

2.2 各文件材料形成部门档案员根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《党政类档案归档范围和保管期限表》各机构对应表编制案卷类目。

2.3 文件材料形成部门负责立卷归档的专职文书或档案员,平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归档。

2.4 党政档案文件材料的归档数量:正件二份,底稿一份。

2.5 归档的党政文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。

书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

3.归档移交

3.1 档案移交见《文件材料归档流程》第六条。

3.2 归档时间:次年三月以前。

3.3 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆()移交,若需要对综合档案馆()归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”,连同修改的文件材料一并归档。


 

附件1

高等学校党群类档案归档范围和保管期限表

DQll党务综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是针对本校的,则永久保存)

长期

2

本校党代会文件材料
 (1)
大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍,大会选举办法,选举结果和上级批复等。

永久

(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

长期

(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样

短期

3

本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

永久

4

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

5

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

6

以党委名义召开的工作会议材料

永久

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

8

党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

9

党委工作简报

永久

10

党委大事记

永久

11

党群系统启用印章的文件和印模

永久

12

党群系统重要统计材料

永久

13

党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

长期

14

党委保密、秘书工作的有关文件

长期

15

重要的群众来信来访及处理材料

长期

16

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

长期

17

分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

长期

18

分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料

长期

19

分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料

长期

DQ12纪检

序号

类目名称

保管期限

1

上级纪委关于纪检工作的文件

长期

2

纪委工作规章制度

长期

3

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

永久

4

校纪委会议记录

长期

5

党员处分、复查资料

长期

6

群众来信来访及处理意见

短期

DQl3组织

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知简报

长期

2

本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

4

落实政策的有关材料

长期

5

副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

永久

6

副处级以上干部名册

永久

7

总支、支部改选报告、审批材料

长期

8

各总支、支部委员名册

长期

9

党员名册

长期

10

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格,党员退党的文件材料

长期

11

发展新党员、预备党员转正的名肋

长期

DQl4宣传教育

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于宣传工作的文件

长期

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

3

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

4

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

5

反映本校重大活动的剪报及图表

永久

6

上级有关学生思想政治工作的文件

长期

7

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

8

学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结

永久

9

学生思想政治工作典型调查材料和统计

长期

10

关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件

长期

11

各系学生政治工作人员名单

长期

DQl5统战

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于统战工作的文件

长期

2

本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名单()及审批材料

永久

5

台、港、澳和侨务工作材料

长期

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

7

统战工作重要会议记录

长期

DQl6工会

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关工会工作的文件

长期

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

3

会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件)

长期

4

表彰工会先进集体个人的材料、名单

长期

5

处分会员的有关材料

长期

6

工会委员会会议记录、纪要

短期

7

基层工会干部名册

长期

8

会员名册

长期

9

妇女工作材料

长期

10

家属工作材料

长期

DQl7团委

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于团的工作文件

长期

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

3

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)

永久

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

5

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

长期

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

长期

7

处分团员的材料及复查材料

长期

8

批准入团、离团材料及名单

长期

9

团干部名单

长期

10

团员名册

长期

11

团委会议记录

长期

12

学生会文件、材料

长期

13

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

长期

14

各分团委的有关材料

长期

15

研究生会的有关材料

长期

16

团委牵头进行的重大活动的有关材料

长期

17

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

长期


 

附件2

高等学校行政类档案归档范围和保管期限表

XZll行政综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件

长期

2

全校性的规章制度

永久

3

学校年度、学期工作计划、报告、总结

永久

4

校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要

永久

5

校务委员会委员名单、会议记录、纪要

永久

6

全校性的工作会议、座谈会文件

长期

7

校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

长期

8

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

9

学校评估材料

永久

10

教职工代表大会文件材料

长期

11

本校向上级的请示及其批复

永久或长期

12

本校各单位的请示及学校的批复(分类立卷)

长期

13

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

14

学年报表及综合统计

永久

15

启用印章的文件及印模

永久

16

本校历史沿革、情况介绍

永久

17

本校大事记、简报、信息、动态等

永久

18

校史工作材料

永久

19

校友工作材料

长期

20

校庆工作材料

长期

21

群众来信来访文件材料

长期

22

普选工作材料

短期

23

上级有关与本院、所、中心的来文

长期

24

院、系、所、中心会议记录、纪要、简报

长期

25

院、系、所、中心工作计划、总结、报告

长期

26

院、系、所、中心开展各种学术活动的文件

长期

27

院、系、所、中心与国内单位协作的材料

长期

28

院、系、所、中心统计年报及重要资料

长期

XZl2人事

序号

类目名称

保管期限

1

上级机关有关人事工作的文件

长期

2

本校人事工作的规章制度

长期

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构、编制规划、计划报告及上级批复

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

7

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

长期

8

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

长期

9

教职工动态月报

长期

10

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

11

教师进修计划、安排、总结

长期

12

教师工作量的规定及执行情况

长期

13

教师业务考核材料

长期

14

人事统计报表

永久

15

教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表

永久

16

教研室、研究室正副主任名册

长期

17

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷,要求附审批表)

长期

18

教职工工资调整材料、名册

长期

19

教职工转正定级材料

长期

20

教职工校内调动材料

长期

21

教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)

长期

22

教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)

长期

23

教职工援外和支援边远地区材料

短期

24

教职工退职、离职和出国的有关材料

长期

25

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

长期

26

教职工退休后重新工作的材料

长期

27

教职工福利工作

长期

28

教职工商调函件

长期

29

使用临时工有关材料

长期

30

人民来信来访材料

长期

XZl3监察、审计

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关监察、审计工作的文件

长期

2

本校监察、审计工作方面的规章制度

长期

3

监察、审计工作计划、总结、调查报告

长期

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

长期

XZl4武装、保卫

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关公安保卫工作的文件

长期

2

本校公安保卫工作方面的规章制度

长期

3

本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

长期

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

长期

6

要害部门的公安保卫、消防工作

长期

7

保卫工作简报

长期

8

上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件

长期

9

本校武装部职责范围内的规章制度

长期

10

武装部工作计划、总结、调查报告

长期

11

武装部工作统计年报及重要报表

长期

12

复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表()

长期

XZl5总务

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关总务工作的文件

短期

2

本校总务处及各科规章制度

长期

3

本校总务工作计划、报告、调查材料

长期

4

房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

长期

5

防震、防汛、三废治理工作的文件材料

长期

6

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件

长期

7

师生员工健康状况调查材料及统计表

永久

8

本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册

长期

9

车辆工作的有关文件材料

短期

10

伙食工作的有关材料

短期

11

校园绿化工作的有关材料

短期

XZl6档案、图书、文博

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关档案、图书、博物工作的文件

长期

2

档案、图书、文博规章制度

长期

3

档案、图书、文博工作计划、报告、总结

长期

4

档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久

5

档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料

长期

6

档案馆指南、全宗介绍

永久

 

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