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产品生产与科技开发类档案工作规范、归档范围和保管期限表
2016-09-18 08:55  

一、产品生产与科技开发档案工作的基本原则

1.凡是学校在设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像载体材料和实物均属产品生产与科技开发档案,校办产业部门及其下属各经济实体均为产品生产与科技开发档案归档文件整理单位。

2.产品档案必须实行集中统一管理,保证档案的完整、系统、准确、安全,便于开发和利用。

3.产品档案工作是办好校办工厂和实体的重要基础工作之一,也是衡量校办工厂和实体管理水平的重要标准之一,必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时,同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。

4.学校校办产业部门及其下属各经济实体要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员,协同学校综合档案馆(室)认真做好产品生产与科技开发档案的收集、整理、归档工作。

二、产品生产与科技开发档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的产品生产与科技开发类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,必须与实物一致,符合产品生产与科技开发工作的特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产六个方面。具体范围见《生产与科技开发类归档范围和保管期限表》,并参考《工业企业档案分类试行规则》。

(三)归档的重点是经济实体申办报告、审批材料,业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不载体、形式文件材料,特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

(四)不归档文件材料的范围

1.未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额;

2.重份文件和重份图纸;

3.无查考价值和临时性、事务性文件;

4.未生效的合同、协议书。

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程

1.立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2.形成积累

2.1 产品生产与科技开发档案由产品生产与科技开发单位文件材料形成部门立卷。

2.2 各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料的形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《产品生产与科技开发单位类档案归档范围和保管期限表》,编制案卷类目。

2.3 产品生产与科技开发单位接受任务后,应向各级管理和技术人员布置文件材料形成、积累的任务,并指定专人(专职文书或档案员)负责整个过程(从设计到销售)文件材料的形成与积累。工厂技术管理部门和产品设计组按产品生产工作不同阶段分别积累和整理有关的文件材料。专职文书或档案员平时应严格按文书处理制度做好全部文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归档。

2.4 取得负结果或因故中断或出现重大责任事故的项目,文件材料也应归档。

2.5 产品生产与科技开发文件材料的归档数量:文书档案正件二份,底稿一份;项目档案一份;重要和经常使用的应酌加副本;蓝图、底图各存一份。

2.6 归档的产品生产与科技开发文件材料应保持字迹工整、格式统一、图象清晰、纸质优良、图纸幅面大小要符合符合国家统一格式,签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

3.归档移交

3.1 由各归档文件整理单位档案员填写归档说明书,说明书放在第一卷卷内目录之前。

3.2 新产品在成型鉴定前,档案部门应会同技术管理部门对应归档文件材料进行审查,并出具证明材料。没有档案部门的证明材料,不能进行鉴定投产工作。

3.3 产品项目技术性材料在产品定型鉴定(或验收)后两个月内,应完成立卷任务。在生产销售过程中产生的科技文件材料,由各有关部门按年度向技术管理部门移交;技术管理部门检查后于次年3月底以前向综合档案馆(室)移交。

3.4 因某种原因工作中断的产品,应在中断后两个月内完成立卷工作。

3.5 产品生产与科技开发档案中规定的内容已分别归入其它类档案的,如专著、论文已归入出版类,应在卷内目录中注明相应类目的档号。

3.6 移交档案其它事项见《文件材料归档流程》第六条。

4.7 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆(室)移交,若需要对综合档案馆(室)归档的文件材料进行修改,必须经所在部门主管领导的批准,否则,不得修改任何文件材料。修改时必须填写“修改申请表”,连同修改的文件材料一并归档。


 

附件

高等学校产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表

CP11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

长期

2

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

长期

3

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示

长期

4

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

长期

5

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

永久

CP12—1 销售管理

序号

类目名称

保管期限

1

产品用户清册

长期

2

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

长期

3

用户反馈的产品技术文件材料

长期

4

产品说明书、宣传品、广告样张

短期

5

产品用户交验协议

短期

CP12—2 产品计划准备阶段材料

序号

类目名称

保管期限

1

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

长期

CP12—3 产品生产设计(研制)阶段材料

序号

类目名称

保管期限

1

总体方案设计材料

长期

2

全套设计定型图纸

长期

3

技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

长期

4

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

长期

5

阶段性技术总结、产品设计工作总结,设计定型报告及批复

长期

6

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

长期

CP12—4 产品生产试制与鉴定阶段材料

序号

类目名称

保管期限

1

试验大纲、试验记录及试验工作总结

长期

2

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

长期

3

试验规程和记录、样机底片、照片等

长期

4

得奖材料、专利材料

长期

5

论文、专著

长期

CP12—5 产品生产阶段材料

序号

类目名称

保管期限

1

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划

长期

2

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

长期

3

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

长期

4

材料定额和代用单,工时定额

短期

5

生产定型报告及批复

长期

6

重大质量事故分析,重要联席会议纪要

长期

7

各种更改单及技术通知单

长期

8

生产工作总结报告、技术工作总结报告

长期

 

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