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财会类档案工作规范、归档范围和保管期限表
2016-09-18 08:54  

一、财会档案工作的基本原则

1.凡是学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等均属财会档案,学校财务处及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的部门均为归档文件整理单位。

2.财会档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全,便于开发和利用。

3.财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是学校全部档案的重要组成部分。财会档案工作应列入学校发展规划,纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

4.学校财会部门要有一位负责人分管财会档案工作,并确定适当的档案人员,协同学校综合档案馆()认真做好财会档案的积累、立卷和移交工作。

二、财会档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围,收集文件材料。

(一)归档原则:归档的财会类文件材料必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考或凭证作用;能够反映学校财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,符合财会工作的特点。

(二)归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体范围见《财会类档案归档范围和保管期限表》。

(三)归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

(四)不归档文件材料的范围

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的文件;

3.重份文件及校内其他单位发来的文件;

4.未生效的合同、协议、单据;

5.无查考利用价值的一般性、临时性文件;

6.与院外单位交换来的材料(可作资料保存)。

其它有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、财会文件材料的部门立卷及归档流程

1.立卷分工见《文件材料归档流程》第一条。

2.形成积累

2.1 财会档案由财会文件材料形成部门立卷。

2.2 各立卷部门档案员根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生新的内容,参照《财会类档案归档范围和保管期限表》,编制案卷类目。

2.3 各立卷部门的专职文书或档案员,平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归卷。

2.4 财会文件材料归档数量:文书档案正件二份,底稿一份;其它档案正件一份;重要和经常使用的应酌加副本。

2.5 归档的财会文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

3.整理组卷

财会档案由财务处各立卷部门档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。

3.1 财会文书类档案以件为单位进行整理;其它档案以卷为单位进行整理。

3.2 归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。

3.3 按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3.4 财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度2cm为宜。

3.5 对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由档案部门保管到结清债权债务时为止。

3.6 重要的财会档案材料,财会文件材料形成部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出需要鉴定材料的保管期限和密级的意见,经财务处主管领导和综合档案馆()协商后确定。

3.7 填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。

4.归档移交

4.1 档案移交见《文件材料归档流程》第六条。

4.2 归档时间:当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管3年,于第四年3月底前移交。

4.3 综合档案馆(室)接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

4.4 需要补充的文件材料整理后应及时向综合档案馆()移交(财会档案只能补充不能修改)。

 

附件

高等学校财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

3

学校基金管理工作文件

短期

4

有关财务管理方面的其他文件材料

短期

5

会计移交清册

长期

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

长期

CK12 会计报表

序号

类目名称

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

短期

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长期

5

季度以下各种计划、统计报表

短期

CK13 会计帐薄

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事会计帐簿

永久

2

总帐

长期

3

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短期

4

预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短期

5

学校专项基金帐簿

短期

6

日记帐

短期

其中:现金、银行存款日记帐

长期

7

固定资产明细帐(卡片)

短期

(固定资产报废清理后保管五年)

CK14 会计凭证

序号

类目名称

保管期限

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

短期

3

预算外各种原始凭证、记帐帐单

短期

4

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期

5

银行存款余额调节表

短期

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

短期

7

银行对外帐单

短期

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

CK15 工资清册

序号

类目名称

保管期限

1

工资发放名册、卡片

永久

2

工资转移、证明、通知存根

长期

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短期

 

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